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Conservazione delle immagini tra liceità del trattamento dei dati privacy ed applicazione del principio di proporzionalità

Come ogni settimana diamo spazio alle domande dei nostri Associati ANAPI e questa settimana il quesito riguarda la normativa connessa al limite ordinario di conservazione delle immagini di videosorveglianza.

L'ASSOCIATO CHIEDE

Gentile Associazione,

vorrei porre due quesiti relativamente al limite ordinario di conservazione delle immagini di videosorveglianza pari a 24h:

  • nel caso di sinistro è possibile conservare le immagini per più tempo, rispetto alle 24h, in modo da poterle mostrare alle autorità competenti?
  • qual è la procedura per poter ottenere un maggior termine rispetto a quello ordinario? Nella prassi è semplice da ottenere?

L'ESPERTO RISPONDE

Preg.mo associato,

per una corretta valutazione dell’istanza, quale presupposto di liceità del trattamento, con riferimento al caso di specie, il Garante con il Provvedimento in materia di videosorveglianza N° 1712680 dell’8 aprile 2010 al punto 3.4 rubricato “Durata dell’eventuale conservazione”, ha confermato che:

Nei casi in cui sia stato scelto un sistema che preveda la conservazione delle immagini, in applicazione del principio di proporzionalità (v. art. 11, comma 1, lett. e, del Codice) anche l’eventuale conservazione temporanea dei dati deve essere commisurata al tempo necessario – e predeterminato – a raggiungere la finalità perseguita.

La conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell’attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l’esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana. In tutti i casi in cui si voglia procedere a un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana, una richiesta in tal senso deve essere sottoposta ad una verifica preliminare del Garante (v. punto 3.2.1), e comunque essere ipotizzato dal titolare come eccezionale nel rispetto del principio di proporzionalità. 

La congruità di un termine di tempo più ampio di conservazione va adeguatamente motivata con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità. La relativa congruità può altresì dipendere dalla necessità di aderire ad una specifica richiesta di custodire o consegnare una copia specificamente richiesta dall’autorità giudiziaria o dalla polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso. Il sistema impiegato deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato l’integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto da ogni supporto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati.  

In presenza di impianti basati su tecnologia non digitale o comunque non dotati di capacità di elaborazione tali da consentire la realizzazione di meccanismi automatici di expiring dei dati registrati, la cancellazione delle immagini dovrà comunque essere effettuata nel più breve tempo possibile per l’esecuzione materiale delle operazioni dalla fine del periodo di conservazione fissato dal titolare. Il mancato rispetto dei tempi di conservazione delle immagini raccolte e del correlato obbligo di cancellazione di dette immagini oltre il termine previsto comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall’art. 162, comma 2-ter, del Codice.

Centro Studi ANAPI
Dott. Roberto Bonasia

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