Sostituzione dell’amministratore di condominio: revoca e passaggio di consegne

L’amministratore di condominio può essere sostituito alla scadenza del mandato o può essere revocato dall’assemblea o dal tribunale in caso di gravi irregolarità. Un momento fondamentale nella sostituzione dell’amministratore è il passaggio di consegne.

In contesti condominiali può accadere che il professionista incaricato a svolgere il ruolo di amministratore di condominio, non soddisfi pienamente le esigenze dei condòmini che lo hanno scelto per svolgere le attività di gestione condominiale.

A tal proposito, quindi, comprendere come funziona la sostituzione dell’amministratore e il conseguente passaggio di consegne, è importante per tutelare gli interessi dei condòmini e garantire la continuità dei servizi. Affinché tale passaggio avvenga senza problemi, è necessario conoscere le varie fasi e gli obblighi che competono sia il professionista uscente e sia quello entrante.

La decisione di sostituire l’amministratore di condominio non deve essere necessariamente collegata alla commissione di errori, ma può avvenire anche solo perché viene meno la fiducia del condominio nei confronti dell’amministratore o, viceversa, l’amministratore non è più interessato a proseguire il rapporto.

Il procedimento di sostituzione dell’amministratore inizia quando i condòmini decidono di non confermare l’amministratore in carico o di revocarlo prima della scadenza del suo mandato. In alcuni casi, invece, è proprio l’amministratore a presentare le proprie dimissioni e in tal caso non esistono formalità particolari da rispettare, salvo che quella di concedere un tempo utile ai condòmini per provvedere alla nomina di un altro professionista.

A prescindere da quali siano le motivazioni che portano a un interruzione dei rapporti tra condominio e amministratore, il condominio è chiamato a nominare un nuovo amministratore, affinché la gestione dell’edificio possa procedere in modo continuativo.

Prima di procedere con la sostituzione, l’assemblea condominiale deve esprimersi attraverso una votazione, poiché sia la nomina che la revoca dell’amministratore richiedono il voto favorevole della maggioranza dei partecipanti che rappresenti almeno la metà del valore dell’edificio, così come stabilito dall’art. 1136 del codice civile.

In situazioni in cui vengono riscontrate delle gravi irregolarità gestionali, ogni condomino può rivolgersi al tribunale per chiedere la revoca giudiziale dell’amministratore. Questa possibilità riguarda casi in cui, ad esempio, l’amministratore non convoca l’assemblea per l’approvazione del rendiconto, gestisce in modo irregolare i fondi del condominio o commette comunque altre gravi violazioni dei propri obblighi.

Una volta revocato l’amministratore di condominio, sia nel caso in cui la revoca sia stata deliberata dall’assemblea condominiale o disposta da un giudice, il condominio deve procedere nominando un nuovo amministratore.

La nomina del nuovo amministratore, che diventa effettiva con la delibera assembleare, dà avvio alla fase del passaggio di consegne, ovvero la fase in cui l’amministratore uscente è tenuto a consegnare tutta la documentazione e tutte le informazioni necessarie al nuovo amministratore, in modo che venga garantita la continuità della gestione.

Il passaggio di consegne è un momento fondamentale, poiché consente il trasferimento non solo di documenti necessari e dati contabili, ma anche di informazioni relative ai rapporti con i fornitori oppure a eventuali problematiche che riguardano l’edificio.

Sostanzialmente, il nuovo amministratore che viene incaricato deve contattare il professionista uscente per concordare le modalità di consegna della suddetta documentazione. L’amministratore uscente ha l’obbligo legislativo di collaborare attivamente e fornire tutta la documentazione condominiale in tempi ragionevoli. Inoltre, fino a quando il passaggio di consegne non sarà completato, l’amministratore uscente resta responsabile per il mancato adempimento dei suoi doveri, perciò dovrà compiere tutte le attività necessarie per evitare pregiudizi agli interessi del condominio fino a quando il nuovo amministratore non sarà pienamente operativo.

Per evitare eventuali contestazioni, è consigliabile redigere un verbale dettagliato relativo all’incontro in cui viene effettuata la consegna materiale dei documenti, in cui riportare l’elenco di tutti gli atti, documenti e registri trasferiti. Ciò consente di verificare ciò che è stato effettivamente consegnato e consente anche di individuare eventuali documenti mancanti che dovranno essere successivamente forniti.

La documentazione che deve essere consegnata al nuovo amministratore comprende tutto ciò che riguarda la gestione del condominio da un punto di vista amministrativo, contabile, tecnico e fiscale. Tra i documenti più rilevanti vi sono il registro dei verbali d’assemblea, il registro di contabilità e quello relativo alla nomina e alla revoca dell’amministratore. Inoltre, devono essere consegnati tutti i rendiconti approvati, gli estratti conto bancari, le ricevute di pagamento, tutta la documentazione fiscale, i contratti stipulati con i fornitori, le polizze assicurative e i fascicoli relativi ai lavori ordinari e straordinari effettuati nello stabile.

Naturalmente, è necessario consegnare anche le certificazioni degli impianti, tutta la documentazione tecnica relativa all’edificio, le chiavi delle parti comuni e ogni altro elemento necessario per poter procedere con l’amministrazione del condominio.

Una volta ricevuti tutti i documenti, il nuovo amministratore dovrà verificare attentamente il materiale ricevuto e accertarsi che non vi siano eventuali lacune che potrebbero successivamente creare difficoltà nella gestione condominiale. Una particolare attenzione, generalmente, viene riservata alla situazione economica del condominio, ai fondi disponibili e alle posizioni creditorie o debitorie, nonché alle pratiche ancora aperte.

Nel caso in cui l’amministratore uscente non consegnasse tutti i documenti necessari o ritardasse la consegna ingiustificatamente, il nuovo amministratore può procedere con la richiesta formale dei documenti mancanti e, nei casi più gravi, il condominio può ricorrere al giudice per ottenere la restituzione della documentazione e chiedere l’eventuale risarcimento dei danni.

In sostanza, il passaggio di consegne deve essere effettuato in modo accurato e trasparente, così da poter garantire la continuità nella gestione amministrativa, evitando contenziosi e consentendo al nuovo amministratore di poter operare sin da subito in modo adeguato e nell’interesse del condominio.

Deborah Maria Foti
Ufficio Stampa ANAPI