Verbale dell’assemblea di condominio: come si redige e quando è valido

Il verbale dell’assemblea condominiale documenta lo svolgimento dell’assemblea, gli argomenti discussi e le decisioni assunte dai condòmini, proprio per questo motivo è importante che venga redatto in modo chiaro, preciso e verificabile.

La partecipazione ad un’assemblea condominiale è sempre importante per la vita condominiale, poiché è il momento in cui si discutono e vengono assunte le decisioni relative alla gestione dell’edificio. Dopo ogni assemblea di condominio è necessario redigere un verbale, ovvero il documento attraverso cui vengono formalmente documentati lo svolgimento dell’assemblea, le presenze, le votazioni e le decisioni assunte dai condòmini.

Il verbale di assemblea condominiale costituisce, quindi, uno degli strumenti necessari per ricostruire la volontà dell’organo assembleare e verificare la regolarità delle deliberazioni. A tal proposito, l’art. 1136 c.c. stabilisce che: “Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore.”

L’amministratore di condominio è, quindi, tenuto a conservare il registro dei verbali, inoltre, l’art. 1130 c.c. prevede che nel registro siano annotate anche le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni adottate, nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.

Nel dettaglio, il verbale di assemblea deve essere redatto in modo che possa consentire di comprendere, anche successivamente, chi ha partecipato alla riunione e chi era assente, chi era rappresentato per delega, quali argomenti sono stati discussi, quale deliberazione sia stata adottata, quale sia stato il risultato e quali maggioranze siano state raggiunte.

Da un punto di vista legislativo non esiste un modello unico e obbligatorio di verbale, l’importante è che il documento venga redatto in maniera chiara e contenga tutti gli elementi necessari a ricostruire l’assemblea. Se tali dati sono verificabili e comprensibili, il verbale è valido anche se trascritto in modo sintetico.

Per quanto concerne i dati relativi all’assemblea, il verbale deve contenere la denominazione del condominio, il luogo in cui si è svolta l’assemblea, data e ora di prima convocazione e data e ora di seconda convocazione, ove prevista, la modalità di svolgimento (in presenza o mista), il nominativo di chi presiede l’assemblea e il nominativo di chi svolge le funzioni di segretario. A tal proposito, la presenza di un presidente e di un segretario è utile da un punto di vista pratico, tuttavia la loro mancata nomina non determina in automatico l’invalidità della deliberazione.

In merito alla deliberazione è bene precisare che anche nei casi in cui un verbale dovesse presentare qualche irregolarità formale, non è detto che la deliberazione debba essere necessariamente considerata invalida. Ad ogni modo, più il verbale è redatto in modo preciso e competo, più sarà possibile ricostruire in modo corretto la volontà assembleare.

Nella compilazione del verbale dell’assemblea è consigliabile riportare ciascun punto dell’ordine del giorno separatamente, verbalizzando la decisione assunta per ogni argomento discusso. A tal proposito, infatti, il verbale dovrebbe indicare in modo inequivocabile l’esito di ogni votazione, pertanto è utile indicare i voti favorevoli e quelli contrari, nonché gli astenuti, i millesimi rappresentati dai votanti e l’esito finale della votazione.

Un chiarimento importante è quello relativo al fatto che il verbale non deve essere un documento in cui viene trascritto ogni intervento in modo integrale, ma essendo la sua funzione quella di documentare gli aspetti più importanti della riunione, sarebbe opportuno riportare le dichiarazioni più rilevanti rispetto alla deliberazione.

La sottoscrizione del verbale dell’assemblea da parte del presidente e del segretario rappresenta una garanzia sotto il profilo documentale, tuttavia la mancata sottoscrizione del verbale da parte di presidente e segretario, non determina automaticamente l’invalidità della decisione presa dall’assemblea, così come confermato dalla Corte di Cassazione con ordinanza n. 8577 del 29 marzo 2024.

Per quanto riguarda le assemblee in videoconferenza e le assemblee miste (alcuni condòmini presenti fisicamente e altri da remoto), il verbale deve indicare chiaramente la partecipazione dei condomini, menzionando anche quelli collegati da remoto e riportare le maggioranze raggiunte e l’esito delle votazioni. Per le assemblee svolte da remoto la norma prevede che il verbale d’assemblea sia redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente per poi essere trasmesso all’amministratore e ai condòmini secondo le modalità previste per la convocazione.

Nel redigere un verbale è importante evitare alcuni errori come ad esempio inserire indicazioni generiche sui partecipanti, inserire formule generiche in merito alle votazioni, omettere le dichiarazioni che i condòmini richiedono di inserire nel verbale, non inserire l’indicazione delle modalità di partecipazione da remoto e inserire correzioni o modifiche non adeguatamente documentate.

Concludendo, il verbale dell’assemblea condominiale è un documento che deve essere redatto in modo preciso, chiaro e verificabile, pertanto, non è necessario riportare pedissequamente ogni intervento dei condòmini durante l’assemblea, ma dal verbale deve risultare chiaramente la costituzione dell’assemblea, gli argomenti discussi, le votazioni e le conseguenti decisioni adottate dai condòmini.

Deborah Maria Foti
Ufficio Stampa ANAPI