Con l’entrata in vigore del nuovo GDPR, a maggio di quest’anno, diversi amministratori di condominio sono ancora spaesati rispetto a quelli che sono gli obblighi nella tenuta dei registri.

In generale il trattamento dei dati personali si realizza con l’elaborazione dell’elenco condomini, la predisposizione della tabella millesimale, la redazione del verbale dell’assemblea contenente i nomi dei condomini presenti personalmente o per delega: tutte queste operazioni sono da ritenersi operazioni di “trattamento” dei dati personali del tutto lecite e legittime perché riferite a informazioni pertinenti e non eccedenti le finalità da perseguire con il trattamento stesso.

E’ invece vietato riportare nell’elenco dei condomini in formato cartaceo o elettronico, accanto ai nomi dei condomini (o dei conduttori) annotazioni personali. Il condominio è obbligato inoltre alla tenuta del registro delle attività di trattamento quando tratta categorie ‘particolari’.

Tra queste si considerano tali quelle inerenti dati sanitari di chi abbia subito un danno all’interno del condominio o chi richieda una convocazione assembleare relativa al superamento delle barriere architettoniche nell’edificio di residenza.

Negli altri casi si parla di obbligatorietà nel caso in cui vengano effettuati particolari trattamenti, come ad esempio anche la tenuta dei registri di chi ha prestato una attività lavorativa all’interno del condominio amministrato.

Qualora l’amministratore di condominio, nell’ambito delle sue mansioni, dovesse trattare dati personali che dovessero rilevare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona, dovrà inoltre raccogliere il consenso presso l’interessato (art. 9 GDPR).

Anche se volesse utilizzare i dati personali per effettuare un trattamento che esula dalle finalità per i quali sono stati raccolti, dovrà necessariamente raccogliere il consenso (ad esempio attività promozionali e/o commerciali).

Quindi ogni operazione sui dati per scopi diversi da quelli per cui sono stati raccolti è illecita senza consenso (artt. 6, 7, 9 GDPR).

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