Creazione di un sito web condominiale: quali sono le responsabilità delle figure coinvolte?

Come ogni settimana diamo spazio alle domande dei nostri Associati ANAPI e questa settimana la domanda è relativa alla possibilità di creare un sito web condominiale.

L'ASSOCIATO CHIEDE

Gentile Associazione,

poiché il condominio che amministro ha avanzato l’ipotesi concreta di creare un sito web condominiale, vorrei essere informato su tutti gli adempimenti che il sottoscritto, il gestore del portale ed i condomini devono seguire e rispettare. Altresì vorrei sapere se ci sono dei moduli da sottoporre ai medesimi citati per far sì che tutto sia certificato.

L'ESPERTO RISPONDE

Preg.mo Associato,

L’art. 71 ter delle disp. att. al codice civile dispone che:

Su richiesta dell’assemblea che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’art. 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.

Orbene, le finalità indicate dal legislatore sono finalizzate a permettere l’accesso previo delibera assembleare di verifica di tutta la documentazione condominiale premesso che nel caso in cui il legislatore abbia stabilito esclusivamente i documenti previsti dalla delibera assembleare, come ad esempio l’eventuale contratto d’appalto deliberato in assemblea ed i relativi allegati richiesti per i lavori straordinari, nulla esclude di stabilire tramite regolamento di condominio, ex art. 1138 c.c., quali documenti devono essere inseriti nel sito internet e per quali finalità, tra tutti l’eventuale accesso alla documentazione alla documentazione contabile bancaria del condominio, o del relativo registro di contabilità stabilito dall’art. 1130 bis del codice civile.

Infatti, l’art. 71 ter delle disp. att. al codice civile, può essere derogato con tutte le integrazioni che saranno disciplinate dal regolamento condominiale in quanto non rientra nella disciplina dell’art. 72 delle disp. att. al codice civile, né tantomeno dall’art. 1138 4° comma. Quest’ultimo, dispone che:

Le norme del regolamento in nessun caso possono derogare alle disposizioni degli articoli 1118, secondo comma.1119,1120,1120,1129,1131,1132,1136 e 1137 (disp. att. 72, 155).

Con riferimento agli obblighi in materia di privacy, il gestore della piattaforma dovrà indicare le informative relative alle valutazioni dei rischi nonché i criteri di tutela da parte di eventuali soggetti terzi diversi dai condomini.

L’accesso dovrà essere effettuato solo dai condomini indicati nell’anagrafe condominiale ai quali dovranno essere forniti username (al fine di identificare l’utente condomino) e password, ovvero una chiave d’accesso del sito internet deliberato nel rispetto del richiamato art. 71 ter delle disp. att.

Inoltre, con il regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n° 676/2016, nonché la normativa di recepimento, ossia il decreto legislativo 101/2018, stabiliscono i criteri con la quale il titolare del trattamento dei dati deve trattare i dati personali.

L’art.4 del G.D.P.R n°676/2016 dispone che per dato personale deve intendersi qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Inoltre, per trattamento deve intendersi

Qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Orbene, tra i dati, che sono oggetto di raccolta rientranti nei dati del trattamento, possiamo individuare i verbali assembleari di condominio, ovvero i dati relativi all’anagrafe condominiale.

È opportuno che il trattamento dei dati debba riguardare tutte le informazioni pertinenti e non eccedenti le finalità da perseguire in materia condominiale. Inoltre, dovrà essere nominato il responsabile del trattamento dei dati privacy al fine di verificare che siano state rispettate tutti gli obblighi del GDPR e qualora si trattasse di un soggetto diverso dall’amministratore, verificate le necessarie competenze, dovrà essere comunicato ai condomini il nominativo del professionista incaricato in qualità di responsabile.

Ad ogni condomino, ovvero ad ogni individuo appartenente alla compagine condominiale, dovrà essere inoltrata l’informativa privacy ai sensi degli art. 13 e 14 del GDPR/2016 in cui saranno indicate le finalità dei suoi dati ed i criteri di trattamento, nonché il responsabile del trattamento privacy.

Centro Studi ANAPI
Dott. Roberto Bonasia

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